Schema: Klokkenluidersprotocol voor bedrijven

Stap 1: Opstellen van een formeel protocol

• Beschrijf het doel van het protocol

  Doel: Een veilige werkomgeving creëren waarin misstanden gemeld kunnen worden zonder angst voor vergelding.

• Definieer wat een misstand is

  Geef een duidelijke omschrijving van wat onder een misstand valt, zoals fraude, corruptie, milieuschade, gevaar voor de volksgezondheid, of overtredingen van wet- en regelgeving.

Stap 2: Inrichting van meldingskanalen

• Intern melden bij leidinggevende of HR

  Geef aan dat werknemers misstanden kunnen melden bij hun leidinggevende of de HR-afdeling.

• Vertrouwenspersoon inschakelen

  Stel een interne of externe vertrouwenspersoon aan die werknemers kunnen benaderen voor advies en om misstanden te melden.

• Extern melden

  Zorg dat werknemers weten dat ze naar externe instanties zoals het Huis voor Klokkenluiders kunnen gaan als intern melden niet werkt of onveilig is.

Stap 3: Duidelijke meldprocedure

• Stap 1: Hoe melden?

  Geef aan of de melding schriftelijk, mondeling of digitaal gedaan moet worden (bijv. via e-mail, een vertrouwelijke telefoonlijn, of een speciaal meldingsformulier).

• Stap 2: Aan wie melden?

  Benoem specifieke personen of afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het ontvangen van de melding, zoals een speciale klokkenluiderscommissie.

• Stap 3: Wat gebeurt er na een melding?

  Beschrijf de stappen die volgen na de melding, inclusief het onderzoeken van de melding, het houden van gesprekken en het nemen van eventuele maatregelen.

Stap 4: Onderzoek van de melding

• Benoem wie het onderzoek uitvoert

  Specificeer of een interne commissie, HR, juridische afdeling, of een externe partij het onderzoek leidt.

• Termijnen vaststellen

  Stel duidelijke termijnen voor het starten van het onderzoek en het rapporteren van de uitkomsten aan de melder.

• Geef transparantie over de voortgang

  Houd de melder regelmatig op de hoogte van de voortgang van het onderzoek.

Stap 5: Bescherming van de melder

• Bescherming tegen ontslag of benadeling

  Leg vast dat de klokkenluider niet mag worden ontslagen, gepest of anderszins benadeeld vanwege de melding.

• Bescherming van identiteit

  Zorg dat de identiteit van de klokkenluider vertrouwelijk blijft, tenzij deze instemt met bekendmaking of als het wettelijk verplicht is.

Stap 6: Communicatie en training

• Informeer alle werknemers

  Communiceer duidelijk naar alle medewerkers dat er een klokkenluidersregeling bestaat, bijvoorbeeld via e-mail, het intranet, of personeelsbijeenkomsten.

• Voorzie in trainingen

Een standaard klokkenluiders protocol kunt u hieronder downloaden