Vertrouwenspersonen en Geheimhoudingsplicht: Waarom Praten Met Een Vertrouwenspersoon Veilig Is

Het inschakelen van een vertrouwenspersoon binnen een organisatie is een belangrijke stap voor werknemers die te maken hebben met gevoelige situaties, zoals pesten, discriminatie, of misstanden op de werkvloer. Vertrouwenspersonen bieden een veilige omgeving waarin medewerkers vrijuit kunnen spreken, zonder angst voor repercussies. In dit artikel bespreken we waarom het veilig is om met een vertrouwenspersoon te praten, wat hun geheimhoudingsplicht inhoudt, en waarom zij een beter aanspreekpunt kunnen zijn dan managers.

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijke professional binnen of buiten de organisatie die ondersteuning biedt aan werknemers met klachten of zorgen. Zij fungeren als een eerste aanspreekpunt voor werknemers die zich in een kwetsbare positie bevinden en bieden advies over de stappen die genomen kunnen worden.

De vertrouwenspersoon kan werknemers helpen bij:

• Het verhelderen van hun situatie;
• Het bespreken van mogelijke oplossingen;
• Het begeleiden van verdere stappen, zoals het doen van een formele klacht of het inschakelen van externe hulp.

Waarom is het veilig om met een vertrouwenspersoon te praten?

Een van de belangrijkste redenen waarom praten met een vertrouwenspersoon veilig is, is hun geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat alles wat een medewerker deelt met een vertrouwenspersoon vertrouwelijk blijft. Deze geheimhouding is essentieel om een vertrouwensrelatie op te bouwen en te waarborgen dat werknemers zich veilig voelen om open te spreken.

Wat houdt de geheimhoudingsplicht in?

De geheimhoudingsplicht van een vertrouwenspersoon is een van de fundamentele principes van hun rol. Het houdt in dat zij geen informatie mogen delen met derden zonder de uitdrukkelijke toestemming van de werknemer. Hieronder valt:

• De inhoud van de gesprekken;
• De identiteit van de melder;
• Specifieke details over de gemelde situatie.

Dit betekent dat een vertrouwenspersoon alleen informatie deelt als de medewerker dat zelf wil en hier expliciet toestemming voor geeft.

Er zijn echter enkele uitzonderingen. Een vertrouwenspersoon mag de geheimhouding verbreken wanneer:

• Er sprake is van een directe dreiging voor de veiligheid van de medewerker of anderen;
• De vertrouwenspersoon wettelijk verplicht is om informatie te delen, bijvoorbeeld in het geval van ernstige strafbare feiten.

In dergelijke gevallen zal de vertrouwenspersoon altijd eerst met de medewerker overleggen voordat verdere stappen worden ondernomen.

Waarom is een vertrouwenspersoon veiliger dan een manager?

Hoewel managers vaak een belangrijke rol spelen in het bevorderen van een veilige werkomgeving, kan het voor een medewerker risicovoller aanvoelen om gevoelige informatie direct met een manager te delen. Hier zijn enkele redenen waarom praten met een vertrouwenspersoon veiliger kan zijn:

1. Onafhankelijkheid
   Een vertrouwenspersoon is onafhankelijk van de dagelijkse bedrijfsvoering en beslissingen. Dit betekent dat zij geen belangenconflict hebben en niet betrokken zijn bij interne machtsstructuren. Dit geeft medewerkers de zekerheid dat hun zorgen objectief worden behandeld.
2. Geheimhouding
   In tegenstelling tot managers, die vaak verplicht zijn om bepaalde meldingen door te geven, is een vertrouwenspersoon gebonden aan strikte geheimhouding. Dit biedt medewerkers de mogelijkheid om te praten zonder angst dat hun verhaal meteen de ronde doet binnen het bedrijf.
3. Geen druk vanuit het management
   Managers kunnen, ondanks hun goede bedoelingen, onderdeel zijn van het probleem of onbedoeld druk uitoefenen op medewerkers om niet verder te gaan met een melding. Vertrouwenspersonen staan buiten deze dynamiek en bieden een neutrale ruimte om veilig te praten.
4. Psychologische veiligheid
   Een vertrouwenspersoon biedt medewerkers psychologische veiligheid. Medewerkers hoeven zich geen zorgen te maken over repercussies voor hun carrière of werkrelatie, omdat de vertrouwenspersoon geen rol speelt in hun functionering of promoties.

Wat mag een vertrouwenspersoon wel en niet vertellen?

Een vertrouwenspersoon kan alleen informatie delen met anderen als de medewerker daar expliciet toestemming voor geeft. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de medewerker besluit om een formele klacht in te dienen of als er verdere stappen nodig zijn om de situatie op te lossen. Zonder die toestemming blijft alle informatie vertrouwelijk.

Wat mag een vertrouwenspersoon wél delen?

• Algemene adviezen en suggesties over hoe de situatie aangepakt kan worden;
• Gegevens met toestemming van de medewerker, bijvoorbeeld als de zaak formeel wordt gemaakt.

Wat mag een vertrouwenspersoon niet delen?

• De inhoud van gesprekken zonder toestemming van de medewerker;
• De identiteit van de melder zonder toestemming;
• Details over de situatie die vertrouwelijk zijn besproken.

Vertrouwenspersonen en wettelijke verplichtingen

Naast het bieden van ondersteuning, kunnen vertrouwenspersonen ook helpen bij het naleven van wettelijke verplichtingen, zoals de Wet bescherming klokkenluiders. Zij kunnen fungeren als het eerste aanspreekpunt voor medewerkers die een misstand willen melden en begeleiden hen door het meldingsproces.

Hoe kan Vertrouwens Company helpen?

Bij Vertrouwens Company bieden wij professionele, externe vertrouwenspersonen die jouw bedrijf kunnen ondersteunen bij het creëren van een veilige werkcultuur. Onze vertrouwenspersonen zijn onafhankelijk, hebben jarenlange ervaring en kunnen optreden als een veilig aanspreekpunt voor jouw medewerkers.

Wij helpen bedrijven door:

• Het aanbieden van externe vertrouwenspersonen die onafhankelijk werken van het bedrijf en daardoor een veilige omgeving kunnen bieden voor werknemers;
• Het ontwikkelen van een klokkenluidersprotocol dat voldoet aan de wettelijke vereisten en waarmee werknemers duidelijk worden geïnformeerd over hun rechten en plichten.

Het inschakelen van een externe vertrouwenspersoon verlaagt de drempel voor medewerkers om misstanden te melden. Hierdoor krijgen bedrijven eerder inzicht in problemen die anders misschien verborgen zouden blijven, en kunnen zij tijdig actie ondernemen.

Conclusie

Vertrouwenspersonen spelen een cruciale rol in het bieden van een veilige en vertrouwde omgeving voor medewerkers om hun zorgen te uiten. Dankzij hun geheimhoudingsplicht en onafhankelijke positie kunnen zij een veiliger aanspreekpunt zijn dan managers. Bedrijven die een gezonde en transparante werkcultuur willen bevorderen, doen er goed aan om een vertrouwenspersoon in te schakelen. Vertrouwens Company kan helpen bij het opzetten van een effectief beleid en biedt externe vertrouwenspersonen die onafhankelijk en betrouwbaar zijn.

Meer weten? Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen!